Internationaler Versand von Paketen: 10 wissenswerte Tipps für Onlinehändler [Update 2023]

Internationaler Versand macht es für Onlineshopper immer einfacher, Produkte aus aller Welt zu bestellen. Die Grenzen verschwimmen zunehmend, was bedeutet, dass für Onlineshops neue Möglichkeiten entstehen. Wenn Du als Onlinehändler Produkte in Länder außerhalb der Europäischen Union versenden möchtest, so musst Du allerdings zahlreiche Aspekte berücksichtigen.

So hat jedes Land beispielsweise seine eigenen Regeln in Bezug auf Zoll und Einfuhrabgaben. Aber auch jeder Versanddienstleister hat wiederum eigene Anforderungen und Versandbedingungen. Wie kannst Du also sicherstellen, dass deine Kunden aus beispielsweise der Schweiz oder China ihre Bestellungen rechtzeitig erhalten und ein internationaler Versand von Paketen problemlos vonstattengeht?

Die Welt des Onlinehandels gehört dir und Sendcloud unterstützt dich gerne dabei! Aus diesem Grund haben wir ein Whitepaper mit 10 wissenswerten Tipps für Onlinehändler zusammengestellt, damit auch Du erfolgreich international versenden kannst. Im Folgenden erhältst Du einen Überblick über all das, was dich detailliert im Whitepaper erwartet.

Internationaler Versand leicht gemacht: 10 Tipps in 2023!

Für Onlinehändler bedeutet dies: Onlineshopper erwarten schnelle und unkomplizierte Lieferungen, egal aus welchem Land die Bestellung stammt. Daher solltest Du dich gut mit den verschiedenen Versandoptionen und Zollbestimmungen der jeweiligen Länder vertraut machen.

1. Internationale Pakete sicher verpacken

Du möchtest, dass deine internationalen Pakete in unversehrtem Zustand bei deinen Kunden ankommen? Dann beginnt ein optimaler Versand auch immer mit einem sicher verpackten Paket! Stelle deshalb sicher, dass Du einen stabilen Versandkarton verwendest.

Darüber hinaus gibt es beim Verpacken eine Reihe von internationalen Bestimmungen, die Du einhalten musst:

• Stelle sicher, dass der Versandkarton stabil ist und einen Sturz aus 1,5 Metern Höhe übersteht.
• Fülle die Verpackung mit Füllmaterial wie Schaumstoff, Luftpolsterfolie oder Styropor.
• Verstärke die Kanten und Öffnungen der Versandverpackung mit zusätzlichem Klebeband.
• Verwende kein Zeitungspapier als Füllmaterial, falls Zensurbestimmungen bestehen.

Beachte: Wähle einen Versandkarton, der groß genug ist, um ihn mit Füllmaterial füllen zu können, allerdings sollte er auch nicht größer als notwendig sein. Das spart Versandkosten und ist außerdem auch nachhaltiger.

2. Landestypische Adressierung beachten

Eine korrekte landestypische Adressierung ist für die Zustellung deiner Sendungen unerlässlich. Die Adressierung ist je nach Land unterschiedlich, sei daher aufmerksam.

Für Länder außerhalb der EU solltest Du die E-Mail-Adresse und Telefonnummer deines Kunden auf dem Versandetikett angeben. Dies erhöht die Chance einer erfolgreichen Zustellung erheblich.

Bei der Verwendung einer Versandplattform wie Sendcloud wird die Telefonnummer, falls vorhanden, automatisch mit dem jeweiligen Paketdienst geteilt. Dies erhöht die Zustellungsquote erheblich und Du reduzierst das Risiko einer Falschzustellung. Gerade beim internationalen Versand solltest Du nichts dem Zufall überlassen!

3. Internationaler Versand und Versandoptionen

Für den internationalen Versand von Paketen gibt es verschiedene Möglichkeiten. Bevor Du sich entscheidest, solltest Du dir Gedanken über den Preis, die Lieferzeiten sowie -bedingungen machen und internationale Versandoptionen berücksichtigen.

Erkundige dich beispielsweise über die durchschnittliche Lieferzeit für eine Sendung und teile diese deinen Kunden deutlich mit. Postnetze, wie das der Deutschen Post, sind im Versand oftmals etwas langsamer als Express-Netze wie die von DHL Express oder UPS. Gib deinem Kunden immer die Wahl, seine Sendung entweder per Expressversand (z. B. gegen einen Aufpreis) zu versenden oder den Standardversand zu wählen.

Mit Sendcloud bietest Du in deinem Checkout die besten Paketdienste an und kannst ganz einfach und flexibel auf verschiedene nationale sowie internationale Versandoptionen zurückgreifen.

4. Internationaler Versand: Welche Produkte sind erlaubt?

Als Onlinehändler darfst Du nur Waren international versenden, die auch am jeweiligen Bestimmungsort erlaubt sind.  Dabei hat jedes Land und jeder Paketdienst seine individuellen Regeln. Hältst Du dich nicht an diese Regeln, so kann die Ware beschlagnahmt werden. Eine Katastrophe!

Am besten lassen sich solche Vorgaben auf den Webseiten der jeweiligen Paketdienste nachlesen. UPS hat hierfür beispielsweise ein praktisches Tool entwickelt, mit dem Du die spezifischen Bedingungen eines Landes einsehen kannst.

Folgende Produkte sind für den internationalen Versand meist nicht erlaubt:

• Spraydosen
• Alkoholische Getränke
• Zigaretten Waren mit begrenzter Haltbarkeit
• Benzin oder Öl
• Nagellacke
• Parfüm
• Gift
• Feuerzeuge
• Feuerlöscher
• Gasmasken
• Lottoscheine
• Rohdiamanten
• Beschädigte Batterien

5. Versandversicherung abschließen und versichert versenden

Versendest Du Waren von hohem Wert? Dann ist es ratsam, eine zusätzliche Versandversicherung abzuschließen und deine Pakete gegen Beschädigung oder Verlust zu versichern. Denn internationale Pakete gehen deutlich häufiger verloren als Pakete innerhalb Deutschlands.

Es hängt immer von der von dir gewählten Versandoption ab, ob dein Paket bis zu einem bestimmten Betrag standardmäßig versichert ist. Darüber hinaus kannst Du allerdings jederzeit für jedes einzelne Paket eine separate Versicherung abschließen.

Du kannst deine Pakete auch unabhängig von einem Versanddienstleister versichern. Die bald kommende Sendcloud Versicherung z.B. ermöglicht es dir, deine Ware zu jedem Betrag einfach und kostengünstig bei gleichzeitig schneller Schadensbearbeitung zu versichern. Mithilfe von intelligenten Versandregeln kannst Du sogar bestimmte Sendungen ab einem gewissen Warenwert immer automatisch ohne manuellen Aufwand versichern.

Wusstest Du, dass eine reguläre Reklamation bis zu 3 oder 4 Monate dauern kann? Sie variiert je nach Versanddienstleister und Bestimmungsort des Pakets!

6. Internationaler Versand: Verzollung, Zollvorschriften und Zollbestimmungen beachten

Beim internationalen Versand von Paketen ist es wichtig, die örtlichen Zollvorschriften und Zollbestimmungen zu beachten. Denn wenn Du Pakete außerhalb der EU versenden möchtest, kommst Du um den Zoll nicht herum. Du solltest daher die Zollformulare so vollständig und korrekt wie möglich ausfüllen. Tust Du dies nicht, so kann es sein, dass die Sendung nicht zugestellt werden kann. Detaillierte Informationen zu den jeweiligen Formularen findest Du bei den jeweiligen Versanddienstleistern oder beim Zoll.

Je nach Versanddienstleister und Bestimmungsort deiner Sendung sind gegebenenfalls die Handelsrechnung als auch zusätzlich die Zollinhaltserklärung CN22 oder CN23 erforderlich. Um Verzögerungen zu vermeiden, empfehlen wir, immer beides hinzuzufügen. Füge die Handelsrechnung außerdem in dreifacher Ausführung hinzu: jeweils eine für das Land, aus dem Du verschickst, eine für das Land, in das Du verschickst und eine für den Empfänger.

Wir merken uns: Ein gut vorbereitetes internationales Paket wird mit einer CN22- oder CN23-Zollinhaltserklärung, einer Handelsrechnung, der CP71-Paketkarte und falls erforderlich, einem Certificate of Origin (Ursprungszeugnis) versehen.

Welche Zollformulare gibt es?

• Handelsrechnung (Commercial Invoice): Bei der Handelsrechnung handelt es sich um ein Ausfuhrdokument, das jeder kommerziellen Sendung außerhalb der EU beizufügen ist. Es enthält Informationen über den Absender, die Versandvorkehrungen und die zu transportierenden Waren. Vorzugsweise bringst Du sie zweimal auf der Außenseite der Verpackung an und ein drittes Exemplar im Inneren des Pakets für den Empfänger.

• Zollinhaltserklärung (CN22/CN23): Die Zollinhaltserklärung CN22 bzw. CN23 wird von Postunternehmen für den Versand von Waren außerhalb der EU verwendet. Die Zollinhaltserklärung muss außen an deiner Verpackung als Aufkleber oder Formular angebracht werden. Verwende die Zollinhaltserklärung CN22 für Päckchen bis zu einem Wert von ca.  350,- Euro und optional auch für Briefe. Bei Päckchen über einem Wert von ca. 350,- Euro verwendest Du hingegen die Zollinhaltserklärung CN23. Bei Paketen muss stets das CN23-Formular benutzt werden. Die Zollinhaltserklärung CN23 ist umfangreicher als die Zollinhaltserklärung CN22 und Du fügst zwei Exemplare hinzu: eines in einer transparenten Hülle außen an deiner Verpackung und eines im Inneren des Pakets.
• Paketkarte CP71: Die Paketkarte CP71 ist ein obligatorisches Begleitdokument der Zollinhaltserklärung CN23 und dient als Adresskarte. Lege dieses Dokument sichtbar in den transparenten Umschlag. Wenn Du nicht möchtest, dass Dritte den Inhalt und den Wert der Ware ablesen können, so lege das Formular unter die Zollinhaltserklärung CN23.
• Ursprungszeugnis (Certificate of Origin): Das Ursprungszeugnis gibt die Herkunft eines Produktes an und zeigt folglich, in welchem Land das Produkt hergestellt wurde. Eine ganze Reihe von Ländern außerhalb der EU benötigen für den Import von Waren einen Herkunftsnachweis. Dies kann zum einen aus politischen Gründen geschehen, da z.B. keine Handelsabkommen bestehen oder um die Einfuhr von Waren aus bestimmten, nicht befreundeten Ländern einzuschränken oder sogar zu verbieten.

Beim Ausfüllen dieser Dokumente solltest Du die folgenden Aspekte berücksichtigen:

• Fülle die Zollinhaltserklärung immer auf Englisch aus.
• Beschreibe jeden einzelnen Artikel separat auf den Formularen.
• Gib die Anzahl, Gewicht (in Gramm) und den Wert (in €) an.
• Gib das Gesamtgewicht und den Gesamtwert des Inhalts an, auch wenn es sich um ein Geschenk oder eine Probe handelt.
• Gib jeden Artikel mit der passenden Zolltarifnummer an. 
• Gib die EORI-Nummer deines Unternehmens an.
• Vergiss nicht, die Dokumente mit dem jeweiligen Datum zu versehen und zu unterschreiben.

Die richtige Zolltarifnummer

Wenn Du Zolldokumente wie die Handelsrechnung oder die Zollinhaltserklärung ausfüllst, so wirst Du darum gebeten, die entsprechende Zolltarifnummer anzugeben. Zolltarifnummern sind 6-stellige von der Weltzollorganisation (WZO) festgelegte Codes des Harmonisierten Systems (HS) und dienen der genauen Klassifizierung von Waren für den internationalen Versand.

Zolltarifnummern werden in der Form „XXXX.XX” angegeben und bestehen aus folgenden Bestandteilen:

• Kapitelnummer (Ziffern 1-2): Erste grobe Klassifizierung des Produkts aus 99 verschiedenen Nummern (z.B. Kapitel 09: „Kaffee, Tee, Mate und Gewürze”).
• Positionsnummer (Ziffern 3-4): Weitere Beschreibung des Produkts (z.B. Position 02: „Tee, auch aromatisiert”).
• Unterpositionsnummer (Ziffern 5-6): Abschließende Angaben zum Produkt (z.B. Unterposition 10: „grüner Tee (nicht fermentiert) in unmittelbaren Umschließungen mit einem Inhalt von 3 kg oder weniger”).

Für unser Beispiel des grünen Tees ergäbe sich aus der Zusammensetzung von Kapitelnummer (09), Positionsnummer (02) und Unterpositionsnummer (10) folglich die Zolltarifnummer „0902.10”.

Zusätzlich werden in einigen Ländern noch zusätzliche Ziffern benutzt (z.B. in Südamerika beim 8-stelligen „Mercosur Common Nomenclature”), über die sich die Warenart noch genauer bestimmen lässt.

Da sich mit dem Harmonisierenden System mehr als 200.000 verschiedene Produkte klassifizieren lassen, kann die Suche unter Umständen sehr umfangreich sein. Deshalb haben wir für dich unseren praktischen HS Code Finder programmiert, über den Du durch die Eingabe des Produktnamens die richtige Zolltarifnummer ermitteln kannst:

Die EORI-Nummer angeben

Eine weitere wichtige Nummer, die Du für deine Handelsrechnung und Zollinhaltserklärung benötigst, ist die sogenannte EORI-Nummer. Die Zuteilung dieser Identifikationsnummer für Händler ermöglicht den schnellen und unkomplizierten Austausch von Händlerinformationen mit Zollbehörden außerhalb der EU. Im Gegensatz zu den Zolltarifnummern, die für jedes einzelne Produkt erst ermittelt werden müssen, bleibt diese Nummer – ist sie erstmal beantragt – für dich beim außereuropäischen Handel praktisch immer gleich.

Die EORI-Nummer besitzt 17 Stellen. Diese setzen sich aus dem Länderkürzel (2 Buchstaben) und 15 weiteren individuellen Kennungsziffern zusammen. Beantragt werden kann sie bei der Generalzolldirektion. Zu beachten gilt es, dass seit dem Brexit für den Handel mit Großbritannien eine neue britische EORI-Nummer benötigt wird, die sich von der europäischen Nummer leicht unterscheidet.

Kopie der Handelsrechnung und CN23-Labels aufbewahren

Achte darauf, dass Du immer eine Kopie der Handelsrechnung und des CN23-Labels für dich anfertigst. Es ist möglich, dass aufgrund von Fehlern in der Handhabung deiner Sendung überhöhte Zollkosten anfallen. Sollten Probleme auftreten, kannst Du dem Zoll eine angepasste Rechnung vorlegen.

Paperless Trade

Wenn Du Pakete mit DHL Express oder UPS verschickst, so kannst Du auch „Paperless Trade” verwenden. Dies bedeutet, dass die Zollformulare elektronisch an den Versanddienstleister übermittelt werden. Sobald Du deine internationalen Bestellungen fertiggestellt hast, werden zeitgleich die Zollformulare an den entsprechenden Versanddienstleister übermittelt. So sparst Du nicht nur Zeit, das Ausdrucken und Kosten, sondern reduzierst auch das Risiko, wichtige Dokumente zu verlieren.

Sendcloud macht automatisch vom „Paperless Trade” Gebrauch, wenn Du Pakete mit DHL Express oder UPS außerhalb der EU verschickst.

Harmonised Labels der Deutschen Post

Bei den sogenannten Harmonised Labels der Deutschen Post handelt es sich um standardisierte Versandetiketten, auf die beim Versand über Warenpost International zurückgegriffen werden kann.

Durch die Einführung der Harmonised Labels wurde der internationale Versand vereinfacht und effizienter gestaltet, da sie die Zollinhaltserklärung und das eigentliche Versandetikett auf einem einzigen Label zusammenführen:

Mit Sendcloud erstellst Du bei deinem internationalen Warenversand mit der Deutschen Post Harmonised Labels mit nur einem Klick und kannst diese auch gleich ausdrucken.

7. Die richtigen Incoterms 2020 anwenden

Die International Commercial Terms, auch Incoterms genannt, sind standardisierte internationale Abkommen über den internationalen Transport von Gütern. Du kannst diese auf deine Handelsrechnung setzen.

Mit Incoterms wird automatisch geregelt, welcher Vertragspartner für die Versand-, Versicherungs-, Einfuhr- und Zollkosten verantwortlich ist. Die Incoterms werden alle 10 Jahre aktualisiert. Die aktuellste Fassung der Incoterms beruhen auf den Stand vom 01. Januar 2020.

Die gängigsten Incoterms sind:

• EWX – Ex Works (Ab Werk)
• FOB – Free On Board (Frei an Bord)
• CFR – Cost and Freight (Kosten und Fracht)
• DAP – Delivered At Place (Geliefert Benannter Ort)
• DDP – Delivered Duty Paid (Geliefert verzollt)

Falls Du dir nicht sicher bist, welche Incoterms Du auswählen sollst, dann empfehlen wir dir in jedem Fall DAP. Hier trägst Du – vereinfacht ausgedrückt – als Verkäufer die Versandkosten, schließt die Versicherung ab und stellst die Exportdokumente aus. Der Empfänger hingegen trägt alle Einfuhr- sowie Zollgebühren.

8. Internationaler Versand: Zusätzliche Kosten transparent kommunizieren

Apropos Import- und Zollkosten: Beim Versand außerhalb der EU sind zusätzliche Kosten durch den Zoll vorprogrammiert. Als Onlinehändler musst Du dir deines Erwartungsmanagements bewusst sein. Insbesondere bei den Zollkosten, die deine Kunden je nach gewählten Incoterms möglicherweise zahlen müssen.

Falls dein Kunde die Kosten vorab nicht kennt, kann er das Paket im schlimmsten Fall ablehnen. Dann musst Du als Absender die Rücksende- und Zollkosten übernehmen. Außerdem besteht das Risiko, dass Du dadurch deinen Kunden verlierst!

9. Internationale Versandkosten berechnen

Was kostet internationaler Versand?

Die Versandkosten, die Du für internationale Pakete zahlen und unter Umständen (anteilig) an deinen Kunden weitergibst, hängen von folgenden Faktoren ab:

• Verpackungsmaterial
• Versandkosten (je nach Bestimmungsort, Gewicht und Größe des Pakets)
• Kosten für die Bearbeitung der Sendung
• Zollgebühren (je nach gewähltem Incoterm)
• Zuschläge (bei Inseln oder abgelegenen Gebieten)

Sendcloud bietet dir einen kostenlosen Versandkostenrechner an, mithilfe dessen Du leicht erkennen kannst, welche internationalen Versandoptionen möglich sind und welche Kosten damit verbunden sind. Alles, was Du tun musst, ist, das Ziel und die Abmessungen deiner Sendung anzugeben und anschließend die für deinen Onlineshop sinnvollste Versandoption auszuwählen.

10. Internationaler Versand und weltweite Retouren

Retouren sind ein elementarer Bestandteil im E-Commerce und stellen eine grundlegende Kaufentscheidung für potenzielle Kunden dar. Mit kundenfreundlichen Rückgabebedingungen und einer flexiblen Retourenpolitik förderst Du zudem deine internationalen Conversions. Aber wie machst Du das weltweit?

Im Prinzip hast Du bei internationalen Retouren 3 Möglichkeiten:

• Retouren kehren zu einem lokalen Partner zurück.
• Die Zusammenarbeit mit einem internationalen Logistikunternehmen.
• Internationale Retourenlösungen.

Es gibt verschiedene Anbieter, die Komplettlösungen für Retouren anbieten. In Bezug auf Retouren innerhalb Europas kannst Du dein persönliches Retourenportal von Sendcloud benutzen. Dieses ist in mehreren Sprachen verfügbar und deine Kunden können problemlos eigenständig ein Sendcloud Retourenlabel erstellen, um über eine lokale Postfiliale zu retournieren.

Internationaler Versand? Kein Problem!

Internationaler Versand bietet viele Möglichkeiten, allerdings musst Du vielerlei Formalien berücksichtigen. Abschließend möchten wir dir noch Folgendes mit auf den Weg geben: Solltest Du dir bei etwas unsicher sein, so wende dich bitte an den jeweiligen Paketdienst oder deinen Vermittler.

Bei Sendcloud erhalten wir regelmäßig Fragen zu international versendeten Paketen, die aufgrund fehlender oder falscher Angaben vom Zoll sichergestellt werden. Zögere nicht, uns im Zweifelsfall immer zu kontaktieren. Man kann schließlich nie genug Fragen stellen, oder?

Möchtest Du mehr über den internationalen Versand erfahren und die 10 Tipps des Artikels nochmal in ausführlicher Form nachlesen? Dann lade gleich unser kostenloses Whitepaper mit 10 Must-read Tipps zum internationalen Versand herunter!