Spätestens, wenn Du als Onlinehändler in ein Land außerhalb der EU* versendest wirst Du als Onlinehändler mit der sogenannten Handelsrechnung konfrontiert. Oftmals herrscht dabei Verwirrung darüber, wie das Dokument ausgefüllt werden muss, damit dein Paket schnell und reibungslos deinen Kunden erreicht.

In diesem Artikel erklären wir dir, worum es sich bei einer Handelsrechnung handelt, wann Du eine Handelsrechnung brauchst und wie Du diese richtig ausfüllst!

*Beachte immer, ob das Land, in das Du verschickst, zur EU gehört oder nicht! Beispiele für Länder innerhalb der EU sind: Italien, Tschechien, Ungarn, Belgien, Griechenland, Dänemark, Spanien, Schweden, Polen, Luxemburg, Holland, Frankreich, Österreich usw.; Länder außerhalb der EU sind unter anderem: China, England, die Türkei, Japan, Norwegen, Australien, die USA, Russland, die Schweiz usw.

Was ist eine Handelsrechnung, wozu wird sie benötigt und wann kommt sie zum Einsatz?

Eine Handelsrechnung ist ein für den Warenexport in Länder außerhalb der EU bestimmte Rechnung, die Du benötigst, damit dein Paket den Zoll des Landes, in das Du lieferst, ohne Probleme passieren kann. Die Handelsrechnung dient darüber hinaus als Dokumentation der gesamten Vertragsabwicklung und als Beweismittel bei Störung des Kaufvertrags.

Eine korrekt ausgefüllte Handelsrechnung hilft den Zollbehörden bei der Erhebung von Steuern und Zollgebühren für dein Paket. Zudem vermeidest Du dadurch Verzögerungen!

Außerdem kann der Zoll sehen, ob dein Paket alle Anforderungen erfüllt. Du gibst zudem wichtige Informationen an das Bestimmungsland weiter (wie z. B. Steuerpflichten des Empfängers). Stelle sicher, dass Du die Handelsrechnung korrekt ausfüllst, damit dein Paket auch pünktlich ankommt. 

Für Pakete mit Versand innerhalb der EU (dies ist beim Versand nach Frankreich, Italien oder Österreich der Fall) benötigst Du keine Handelsrechnung. Einen Überblick über alle Länder der EU findest Du auch auf der offiziellen Seite des deutschen Zolls. Beachte im Zweifelsfall auch die Liste der Gebiete mit Sonderregelungen: Einige Gebiete gehören zwar zur EU, sind aber nicht Teil des Zollgebiets der EU.

Für einige internationale Sendungen außerhalb der EU sind neben der Handelsrechnung ebenso eine Zollinhaltserklärung (CN22 oder CN23), eine CP71-Paketkarte und gegebenenfalls ein Ursprungszeugnis (CO) nötig.

Dieser Artikel behandelt hauptsächlich die Themen Handelsrechnung und internationaler Versand. 

Incoterms, Zollinhaltserklärung CN22 und CN23 und vieles mehr: Alles, was Du beim internationalen Versand beachten musst, findest Du in unserem Artikel mit hilfreichen Tipps zum internationalen Versand!

Wann musst Du eine Proformarechnung erstellen?

Im Gegensatz zu „normalen Lieferungen” besitzen Samples oder Geschenklieferungen keinen richtigen Warenwert. In diesem Fall musst Du eine sog. Proformarechnung erstellen. Dabei handelt es sich um eine Rechnung, bei der der Empfänger keinen Betrag begleichen muss. Ansonsten weicht sie kaum von einer typischen Handelsrechnung ab. 

Auch wenn Du deinen Kunden eine entgeltfreie Lieferung zukommen lässt, bist Du nichtsdestotrotz als Händler gegenüber den Zollbehörden dazu verpflichtet, einen korrekten Warenwert anzugeben. Bei Waren, die nicht für den Verkauf bestimmt sind, ist die Ermittlung dieses Wertes allerdings alles andere als einfach. Hier musst Du einen realistischen Marktwert des Produkts angeben.

Fälle, in denen eine Proformarechnung benötigt wird:

  • Versand von Mustersendungen, Geschenken oder Spenden
  • Versand von Ware, die per Vorkasse bezahlt wurde
  • Versand im Rahmen von Gewährleistungen, Ersatzlieferungen oder Umtausch

Wie kann ich eine Handelsrechnung erstellen?

Internationale Bestellungen werden für Verbraucher immer einfacher. Gleichzeitig ergeben sich für Onlinehändler allerdings neue Herausforderungen im internationalen Versand.

Dabei ist insbesondere das Ausfüllen einer Handelsrechnung sehr anspruchsvoll. Deshalb haben wir für dich etwas vorbereitet: Ein praktisches Tool, das dir dabei hilft, deine Handelsrechnung korrekt auszufüllen.

Auf diese Weise kannst Du dir sicher sein, dass deine ausgefüllte Handelsrechnung allen aktuellen Anforderungen entspricht und die Angaben korrekt ausgefüllt wurden.

Gib unten die Details deiner Handelsrechnung ein und lade dir dann einfach deine fertige Handelsrechnung als PDF herunter:

Worin unterscheiden sich Handelsrechnung und CN22/CN23 Formular?

Wenn Du international außerhalb der EU versenden möchtest, dann benötigst Du oft mehrere Dokumente. Dabei kommt es oftmals vor, dass Handelsrechnung und CN22/CN23 Formulare miteinander verwechselt werden. 

Alle diese Dokumente geben dem Zoll darüber Auskunft, welche Waren in einem Land importiert oder exportiert werden. Dennoch sollten sie nicht miteinander verwechselt werden. Doch worin liegen genau die Unterschiede?

Dazu haben wir für dich kurz zusammengefasst, was die Dokumente jeweils enthalten müssen:

CN22 und CN23 Formular sind verpflichtende Zollformulare, die Du für alle Sendungen, die über ein Postunternehmen in Länder außerhalb der EU gehen, beifügen musst. Ob Du ein CN22 oder CN23 Formular benötigen, hängt vom Wert und der Art deiner Sendung ab. 

Das Formular enthält Informationen über die zu transportierenden Waren. Diese werden dazu gebraucht, um festzustellen, ob Steuern bezahlt werden müssen oder nicht. 

Beachte auch: Ein CN23 Formular wird stets von einer CP71-Paketkarte begleitet!

Die Handelsrechnung dient auch als ein Exportdokument, das Du für alle Handelssendungen außerhalb der EU benötigst. Es ist ein verpflichtendes Zolldokument, das Auskunft über den Inhalt des Pakets und die zuvor getroffenen Vereinbarungen (wie z. B. wer die Zollgebühren bezahlen muss) gibt. Auf der Grundlage der Handelsrechnung bestimmt der Zoll, ob für die versendeten Waren Einfuhrabgaben zu entrichten sind.

Muster einer englischsprachigen Zollinhaltserklärung (Customs Declaration)

Wann benutzt Du ein CN22/CN23 Formular und wann eine Handelsrechnung?

  • Wenn Du ein Paket außerhalb der EU versenden möchtest und dazu ein Postunternehmen wie die Deutsche Post verwendest, dann musst Du das CN22 oder CN23 Formular benutzen. Das CN22 oder CN23 Dokument wird vom Weltpostverein verwendet und ist somit für Postunternehmen unverzichtbar. Du musst bei solchen Sendungen ebenso eine Handelsrechnung beilegen.
  • Wenn Du auf einen Versanddienstleister wie DHL oder DPD zurückgreifst, dann benötigst Du weder CN22 noch CN23 Formular. Die Handelsrechnung bleibt allerdings weiterhin Pflicht.

Beachte: Bei E-Commerce-Sendungen ist eine Handelsrechnung immer verpflichtend. Pakete, die über ein Postunternehmen verschickt werden, müssen stets ein korrekt ausgefülltes CN22 oder CN23 Formular beinhalten.

Nichtsdestotrotz: Um Verzögerungen bei der Zustellung zu vermeiden, empfehlen wir dir, deine Sendung immer mit beiden Dokumenten zu versehen.

Paperless Trade für Sendungen mit DHL Express oder UPS

Wenn Du mit DHL Express oder UPS verschickst, dann kannst Du auf „Paperless Trade” zurückgreifen. Paperless Trade bedeutet, dass deine Zollformulare digital an den Versanddienstleister übermittelt werden. Sobald Du deine internationale Lieferung abgeben hast, erfolgt automatisch die Weiterleitung der relevanten Zollformulare.

Damit sparst Du  nicht nur Zeit, den Druckaufwand und Mehrkosten, sondern beugst außerdem einem Verlust wichtiger Dokumente vor. Sendcloud benutzt Paperless Trade automatisch, wenn Du mit DHL Express oder UPS in Länder außerhalb der EU versendest. Dadurch wird der internationale Versand von Paketen noch effizienter!

Wie fülle ich die Handelsrechnung korrekt aus?

Was sollte eine Handelsrechnung unbedingt beinhalten? Zwar gibt es in Hinblick auf die Handelsrechnung kein standardisiertes Format, dennoch gibt es einige Elemente, die die Handelsrechnung immer enthalten muss. Dazu gehört die Auskunft über die im Versandprozess beteiligten Parteien sowie über die versendeten Güter.

Im Folgenden haben wir die Teile der Handelsrechnung für dich zusammengefasst, die am schwierigsten auszufüllen sind. Dem folgt ein Glossar mit weiteren Erläuterungen.

Bitte beachte: Eine Handelsrechnung musst Du immer auf Englisch ausfüllen. Unsere deutsche Vorlage dienst als Orientierung, damit Du weißt, wo Du was angibst!

Handelsrechnung Muster Deutsch

1. Informationen über Versender und Empfänger

Als allererstes musst Du auf deiner Handelsrechnung angeben, wer der Versender der Ware ist und an wem sie geschickt werden soll. Hierzu solltest Du als Versender deinen Vor- und Nachnamen sowie den Namen deines Unternehmens, gefolgt von der Adresse mit Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort auf die Handelsrechnung setzen. Bei der Absenderadresse muss zudem das Herkunftsland deiner Sendung angegeben werden!

Selbiges gilt für die Angaben zum Empfänger: Neben dem Namen und der Adresse mit Zielland musst Du auch hier das Unternehmen angeben, sollte es sich um eine B2B-Sendung handeln. Es empfiehlt sich zudem eine Telefonnummer des Empfängers anzugeben, damit dieser im Fall der Fälle unkompliziert kontaktiert werden kann.

Als etwas schwieriger gestalten sich unter Umständen die Angaben wichtiger Daten, wie der VAT- oder EORI-Nummer. Diese erläutern wir daher kurz an dieser Stelle für dich.

Die VAT- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, auch bekannt als VAT-Nummer, dient der korrekten Abrechnung der Umsatzsteuer. Wenn Du ein Paket außerhalb der EU versendest, so verlagert sich der Ort der Erhebung auf das Empfängerland. Daher ist es wichtig, dass diese Nummer auf der Handelsrechnung genannt wird.

Achtung: Beim Versand nach Großbritannien benötigst Du zusätzlich ebenso entsprechend deine britische Identifikationsnummer, unter der Du im Königreich bereits registriert sein musst (Feld oben: „VAT-Nr. Ausland“)! 

Während die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in Deutschland aus dem Ländercode „DE“ und neun weiteren Ziffern besteht, kann sich die Nummer in anderen Ländern stark unterscheiden. Die britische VAT-Nummer beispielsweise besitzt etwa neben den Ländercode bis zu 12 weitere Ziffern.

EORI-Nummer

Vergiss nicht bei deiner Handelsrechnung, deine EORI-Nummer anzugeben! Über die EORI-Nummer können die europäischen Zollbehörden beim Import und Export von Produkten die notwendigen Händlerinformationen unkompliziert an ihre Kollegen außerhalb der EU weitergeben. Dadurch ist der reibungslose Handel ins EU-Ausland sichergestellt. Die europäische EORI-Nummer setzt sich aus zwei Buchstaben (Länderkürzel) und fünfzehn Ziffern zusammen und kann bei der Generalzolldirektion beantragt werden.

Auch hier gilt, dass Du ebenso deine britische Nummer mitangeben musst, sollte deine Sendung nach Großbritannien gehen (Feld oben: „EORI-Nr. Ausland“). Diese musst Du ebenso vorab bereits beantragt haben!

2. Auskunft über Warenart, Anzahl, Gewicht und Warenwert

Auch wenn es offensichtlich scheint, sei es zur Sicherheit nochmals erwähnt: Die Beschreibung des Inhalts der Lieferung muss unbedingt auf deiner Handelsrechnung enthalten sein. Damit informierst Du die Zollbehörden darüber, was Du genau verschickst.

Aus deiner Beschreibung muss hervorgehen, was Du verschickst und woher der Artikel jeweils stammt.

Du musst dies für jeden einzelnen deiner Artikel tun. Internationale Sendungen werden oft gescannt und Du musst ggf. mit einer hohen Geldstrafe rechnen, falls deine Beschreibung nicht mit der tatsächlichen Lieferung übereinstimmt. Daher es ist sehr wichtig, dass Du deine Handelsrechnung äußerst sorgfältig ausfüllst.

Gib außerdem die Warenanzahl, das Gewicht der einzelnen Produkt und den jeweiligen Produktwert in Euro sowie den Inhalt des Pakets genauestens an. Es ist sehr wichtig, diese Angaben so genau wie möglich zu machen. Am Ende musst Du zudem den addierten Gesamtwert der Produkte sowie das Gesamtgewicht der Lieferung angeben. Ein HS-Code unterstützt zudem die genau Klassifizierung der einzelnen Waren.

3. HS-Code oder Zolltarifnummer

Jeder einzelne Artikel deiner Lieferung muss mit einem korrekten HS-Coder oder Zolltarifnummer versehen werden. Das „Harmonized System” (HS-Codes) klassifiziert die verschiedenen Waren, damit der Zoll weiß, welche Art von Steuern bezahlt werden müssen. Gib daher unbedingt die richtigen Codes an.

Der Hersteller deines Produkts sollte den relevanten HS-Code kennen. Sollte dies nicht der Fall sein, so kannst Du den Code auch selbst nachschlagen. Nutze dazu gerne den HS Code Finder von Sendcloud:

4. Nähere Angaben zum Versand

Die Handelsrechnung enthält zudem detailliertere Angaben zur Versandabwicklung. Der Versandgrund gibt Informationen zu den näheren Hintergründen der Lieferung.

Versandgründe auf der Handelsrechnung können sein:

Die Angabe deiner Rechnungsnummer dient der korrekten Zuordnung der Handelsrechnung zur entsprechenden Produktrechnung. Zudem kannst Du auf der Handelsrechnung die entsprechende Trackingnummer angeben, die an das Versandunternehmen im Ausland weitergegeben wird. Damit ist sichergestellt, dass der Kunde die Bestellung fortlaufend tracken kann. Weitere wichtige Angaben sind die Nennung des Paketdienstleisters, über den Du versendest, sowie welchen Incoterm Du verwendest.

Die Incoterms (Internationale Handelsklauseln)

Bei den Incoterms handelt es sich um internationale, standardisierte Handelsklauseln für den Warenversand.

Die Incoterms geben an:

  • Wer die Verantwortung für Versand, Versicherung, Import und Zollgebühren der Lieferung trägt.
  • Wer sich um den Transport kümmert.
  • Wer die Verantwortung für jeden einzelnen Schritt des Versandprozesses trägt.
  • An welchem Punkt Risiko und Kosten der Lieferung vom Verkäufer an den Käufer übergehen.

Stelle unbedingt sicher, dass dein Versanddienstleister die jeweiligen Incoterms auch unterstützt!

Die am häufigsten benutzten Incoterms sind:

  • EWX – Ab Werk
  • FOB – Frei an Bord
  • CFR – Kosten und Fracht
  • DAP – Geliefert am genannten Ort
  • DDP – Geliefert verzollt

Die Incoterms werden regelmäßig, alle 10 Jahre aktualisiert, so auch 2020. Die Incoterms von 2010 gelten zwar auch weiterhin, immer mehr Unternehmen stellen aber derzeit auf die aktuellen Incoterms von 2020 um. In unserem Artikel haben wir für dich alle wissenswerte Fakten zu den Incoterms 2020 zusammengefasst.

Falls Du nicht genau weißt, welchen Incoterm Du wählen sollst, dann bist Du mit der Wahl des DAP stets auf der sicheren Seite. DAP bedeutet, dass Du als Verkäufer die Versandkosten trägst sowie die Versicherung abschließt und die relevanten Exportdokumente bereitstellen musst. Der Empfänger übernimmt alle anfallenden Einfuhr- und Zollgebühren.

5. Datum & Unterschrift

Am Ende muss die Handelsrechnung noch mit dem aktuellen Datum versehen und anschließend unterschrieben werden. Erst damit ist sie rechtskräftig und kann der Sendung hinzugefügt werden.

Wie füge ich die Handelsrechnung meiner Sendung hinzu?

Normalerweise muss die Handelsrechnung in dreifacher Ausführung vorliegen.

Folgende drei Ausführungen der Handelsrechnung werden benötigt:

  • Handelsrechnung für das Land, aus dem Du versendest.
  • Handelsrechnung für das Land, in das Du versendest.
  • Handelsrechnung für den Empfänger.

Du musst zwei Exemplare in einen transparenten Packlistenumschlag stecken, der an der Außenseite deines Paketes angebracht wird. Das dritte Exemplare, die Handelsrechnung für den Empfänger, kommt in das Paket hinein.

Beachte auch die weiteren Anforderungen, die dein Paket erfüllen muss:

  • Die Schachtel, mit der Du dein Paket versendest, muss stabil genug sein und einen Sturz aus 1,5 Metern Höhe überstehen können.
  • Das Paket muss mit Polstermaterial gefüllt werden. Aufgrund von Zensurbestimmungen darf es sich dabei allerdings nicht um Zeitungspapier handeln.
  • Die Ecken der Schachtel müssen mit Klebeband verstärkt werden.

Zu guter Letzt: Wir empfehlen dir, dass Du für dich selbst eine Kopie der Handelsrechnung und ggf. des CN22 oder CN23 Formulars anfertigst. Die Kopien dienen bei Fehlern in der Versandabwicklung als Nachweis, durch den Du hohe Zollgebühren vermeidest. Bewahre deine Kopien sorgfältig auf! Damit bist Du für alle Eventualitäten gewappnet!

Handelsrechnung Glossar

Glossar: Welche Begriffe sind für die Handelsrechnung relevant?

Wir erinnern uns: Du musst die Handelsrechnung immer auf Englisch ausfüllen. Egal, ob Du deine eigene Handelsrechnung entwerfen möchtest oder auf ein Muster einer Handelsrechnung zurückgreifst: Manchmal sind die einzelnen englischen Begriffe unklar. Deshalb haben wir für dich ein Glossar zusammengestellt.

Die gängigsten Begriffe in Bezug auf die Handelsrechnung sind:

  • From: Die Person, die das Paket versendet (Du).
  • To: Der Empfänger des Pakets (Person oder Unternehmen).
  • Intermediate Consignee: Schickst Du das Paket an einen Zwischenhändler, so trägst Du diesen hier ein (Person oder Unternehmen).
  • Date: Das Datum, zu dem Du das Paket verschickst.
  • Invoice Number: Deine eigene Rechnungsnummer.
  • Customer PO No: Referenz- oder Bestellnummer deines/deiner Artikel/Artikels.
  • Currency Used: Die Währung, auf die Du dich in der Handelsrechnung beziehst.
  • Country of Origin: Das Land, aus dem das Produkt stammt. Manchmal ist zusätzlich ein CO-A-Dokument nötig.
  • VAT number: Deine (deutsche) Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Inbound VAT number: Deine entsprechende Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Land außerhalb der EU, in das Du verschickst.
  • EORI number: Europäische Händleridentifikationsnummer.
  • Inbound EORI number: Händleridentifikationsnummer im Zielland (nicht EU!).
  • Reason for export: Kreuze Zutreffendes an.
  • B/L/AWB No: Bezieht sich auf das Transportdokument. Welche Vereinbarungen sollen mit dem Beförderer (meist für Erstellung des Dokuments verantwortlich) vereinbart werden? 
  • Final Destination: Der finale Bestimmungsort deiner Lieferung.
  • Export Route/Carrier: Das Versandunternehmen, mit dem Du zusammenarbeitest, alternativ die Lieferroute deines Pakets.
  • Terms of Sale: Dies sind die Incoterms.
  • Terms of Payment: Die genauen Zahlungsbedingungen, die Du mit dem Käufer vereinbart hast (z. B.: Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Ware).
  • Terms of Freight: Die Lieferbedingungen (z. B.: Prepaid oder Collect). Auch in den Terms of Sales, bzw. Incoterms zu finden.
  • No. of Packages: Die genaue Anzahl der versendeten Pakete.
  • Comments: Platz für Versand-, Lieferbedingungen oder sonstige Anmerkungen.
  • Contents: Eine genaue Beschreibung der Artikel, die Du versendest.
  • HS Code: Der HS- oder Warencode.
  • Value: Preis jedes einzelnen Artikels.
  • Net Quantity: Gesamtzahl der Artikel.
  • Weight KG: Gesamtgewicht des Pakets.
  • Freight: Ggf. gibst Du hier die Versandkosten an.
  • Insurance: Ggf. gibst Du hier die Versicherungskosten an.
  • Date and signature: Dein Name, deine Unterschrift und das aktuelle Datum. 

Die Handelsrechnung unterschreiben: Was auf den ersten Blick selbstverständlich erscheint, kann bei Vergessen dazu führen, dass das Paket nicht verschickt wird. Stelle also unbedingt sicher, dass Du Paket unterschreibst und korrekt datierst!

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