Ein Versandetikett kann verwirrender sein, als man vielleicht denkt, ist jedoch ein wesentlicher Bestandteil der E-Commerce-Logistik. Ganz gleich, wie groß Ihr Onlineshop ist, fehlerhafte Versandetiketten können hohe Kosten verursachen und die Zustellung von Paketen erschweren oder gar unmöglich machen.

Beginnen Sie erst gerade mit der Auslieferung Ihrer ersten Produkte, benötigen Sie Tipps für das Versandetikett oder versenden Sie schon lange Pakete? Unser Leitfaden für Versandetiketten gibt Antwort auf alle Fragen, unabhängig von der Situation, in der Sie sich gerade befinden.

In diesem Artikel erhalten Sie Antwort auf folgende Fragen:

Mit diesen Tipps vermeiden Sie das Risiko, dass Ihre Pakete aufgrund von Problemen mit Ihren Versandetiketten nicht zugestellt werden können. Auf diese Weise sparen Sie Geld und Zeit und Ihr Onlineshop kann ungehindert expandieren. Nutzen Sie unsere bewährten Versandmethoden und gestalten Sie Ihren Versandprozess so effizient wie möglich.

Was ist ein Versandetikett?

Versandetikett - Mehrere Reihen aus dem Drucker

Versandetiketten enthalten alle wichtigen Informationen, damit der Versanddienstleister das Paket von seinem Versandort (Ihrem Lager) zu seinem Empfänger (dem Kunden) bringen kann.

Zu den wichtigsten Informationen beim Versandetikett gehören:

  • Postleitzahl
  • Land
  • Sendungsverfolgungsnummer
  • Datum
  • Paketmenge
  • Gewicht
  • Adresse
  • Validierung
  • Straße
  • Stadt und Region des Empfängers.

Auf Versandetiketten kann auch der Inhalt des Pakets angegeben werden, insbesondere beim internationalen Versand.

Versandetiketten enthalten zudem Informationen über die Versandart (z. B. Express, Standard usw.), damit der Versanddienstleister die bezahlte Leistung erbringen kann.

Jedes Versandetikett ist einzigartig und lässt sich nicht wiederverwenden. Für jede Lieferung muss ein neues Etikett erstellt werden. 

Wie funktioniert ein Versandetikett?

Ein Versandetikett ist mit allen notwendigen Informationen versehen, damit das Paket an den richtigen Bestimmungsort gelangt, es während jeder Versandetappe verfolgt werden und sichergestellt werden kann, dass die richtige Versanddienstleistung erbracht wird. Jeder Versanddienstleister verwendet eine spezifische Vorlage für seine Versandetiketten. Versandetiketten sind klar und einfach konzipiert, damit sie sowohl von Menschen als auch von Scannern gelesen werden können. Da Versandetiketten gemäß dem Sortier- und Zustellprozess des jeweiligen Versanddienstleisters erstellt werden ist es wichtig, immer die Versandetiketten-Vorlagen des jeweiligen Versanddienstleisters zu verwenden.

Auf einem Versandetikett werden Strichcodes, Zahlen und Buchstaben vermeldet. Diese Angaben sind für eine korrekte Paketzustellung unerlässlich. Auf jedem Teil des Versandetiketts werden Informationen für einen bestimmten Teil des Versandprozesses bereitgestellt.

Der Aufbau beim Versandetikett: 

Versandetikett - Typischer Aufbau

1. Name und Adresse des Absenders

2. Name und Adresse des Empfängers

3. Der MaxiCode – Code, der von einem Scanner in beliebiger Richtung gelesen werden kann

4. Der Routing-Code  – gibt Auskunft über den Bestimmungsort des Pakets während des Sortiervorgangs

5. Die Postleitzahl. – die Postleitzahl des Bestimmungsortes

6. Die Sendeverfolgungsnummer – anhand dieser Nummer kann der Kunde die Sendung verfolgen

7. Dienstleistungsniveau – die ausgewählte Versandmethode des Versanddienstleisters (z.B. Express, Standard usw.)

Die meisten Informationen werden automatisch vom Versanddienstleister generiert. Die wichtigsten Informationen, die Sie selbst benötigen, sind:

  •     Name und Adresse des Absenders
  •     Name und Adresse des Empfängers
  •     Die Versanddienstleistung

Wichtiger Hinweis: Die Standardgröße von Versandetiketten beträgt 4 x 6 Zoll (10 x 15 cm). Sollten diese nicht auf Ihr Paket passen, können Sie auch die Standardgrößen 6 x 3 Zoll (15 x 7 cm) und 4 x 4 Zoll (10 x 10 cm) verwenden.

Worin unterscheiden sich die Versandetiketten der verschiedenen Versanddienstleister?

Grundsätzlich benötigen Versandetiketten stets dieselben Pflichtangaben, damit der Versand auch erfolgreich und ohne Verzögerungen gelingt. Auch wenn Sie sich weder beim Kauf des Etiketts beim Versanddienstleister, noch bei der Erzeugung innerhalb einer Versandplattform wie Sendcloud selbst darüber nähere Gedanken machen müssen, so haben Sie dennoch bei näherer Betrachtung sicherlich schon festgestellt, dass sich die Versandetiketten der einzelnen Versanddienstleister im Detail voneinander unterscheiden.

Insbesondere, wenn es einmal zu Problemen bei Ihrem Drucker kommt und das Etikett nur unvollständig erzeugt wurde, ist es sicherlich hilfreich, wenn Sie die Details der jeweiligen Versandetiketten etwas besser kennen.

Wir werden dabei im Folgenden auf die Versandetiketten der folgenden Versanddienstleister etwas genauer eingehen:

Versandetikett - Logo DHL

Besonderheiten beim Versandetikett von DHL

Versandetiketten des Versanddienstleisters DHL weisen folgende Besonderheiten auf: 

  • Übernahme der Portokosten: Ein Feld auf dem Versandetikett gibt an, ob für die Versandleistung bereits bezahlt wurde. Bei Online-Frankierung ist das stets automatisch bereits der Fall.
  • Go Green: Alle online frankierten Sendungen von DHL sind mit dem Label “Go Green” versehen. Damit verweist DHL auf Kompensationsmaßnahmen gegen CO2-Emissionen.
  • Zusatzleistungen: DHL verweist auf seinem Versandetikett, ob Zusatzleistungen wie beispielsweise der Express-Versand durch DHL Express in Anspruch genommen wurden.
  • Produktart: Auf dem Versandetikett vermerkt DHL die genaue Produktart.

Das sind die auf dem Versandetikett von DHL verzeichneten Produktarten:

  • Päckchen bis 2 kg
  • DHL Paket bis 2 kg
  • DHL Paket bis 5 kg
  • DHL Paket bis 10 kg
  • DHL Paket bis 31,5 kg

Versandetikett - Logo GLS

Besonderheiten beim Versandetikett von GLS

Neben den typischen Standardangaben wie Absender- und Empfängeradresse oder der Paketnummer, nutzt GLS für seine Versandetiketten ein Feld, auf dem weitere Zusatzinformationen zum Empfänger angegeben werden können. In der Praxis greifen Anwender allerdings kaum darauf zurück.

Zudem vermerkt GLS gebuchte Zusatzservices auf dem Etikett. Diese Services können beispielsweise sein:

  • ShopDeliveryService: Zustellung an Paketshop
  • GLS SameDay: Zustellung am selben Tag
  • PharmaService: Service für Versand von Medikamenten
  • ExpressParcel: Schnelle und zeitgenaue Zustellung
  • ThinkGreen: Klimafreundlicher Paketversand
  • FlexDeliveryService: Flexible Zustellung nach Kundenwunsch
  • ShopDeliveryService: Lieferung in Paketshop
  • Guarenteed24Service: Lieferung zum nächsten Werktag
  • LetterboxService: Briefkastenzustellung

Versandetikett - Logo DPD

Besonderheiten beim Versandetikett von DPD

Neben den für Versandetiketten typischen Informationen enthalten Versandetiketten von DPD noch folgende zusätzliche Informationen: 

  • Anzahl Packstücke: Besteht eine Sendung aus mehreren Paketen, gibt DPD hier die Gesamtzahl an und nummeriert die einzelnen Pakete entsprechend durch.
  • Sonderkennzeichnung: Ein “X” in einem Kästchen kennzeichnet Pakete mit geringem Gewicht, ein “E” wird benutzt, wenn es sich um eine Expresslieferung handelt.
  • Servicefeld: DPD vermerkt hier, welcher Service im Versand benutzt wurde.

Das sind die auf dem Versandetikett verzeichneten Serviceleistungen von DPD:

  • Unfrei/ex works: Zahlung der Versandgebühr durch Empfänger bei Erhalt der Sendung
  • DPD PARCELLetter /DPD MAIL: Versand von Geschäftspost, Katalogen, Mustern etc
  • DPD 8:30: Zustellung bis 8:30 Uhr des Folgetages
  • DPD 10:00: Zustellung bis 10:00 Uhr des Folgetages
  • DPD 12:00: Zustellung bis 12:00 Uhr des Folgetages
  • DPD 18:00: Zustellung bis 18:00 Uhr des Folgetages
  • DPD GUARANTEE: Garantie der taggenauen Einhaltung der Zustellung
  • DPD EXPRESS: Express Service von DPD
  • Gefahrgut/hazardous goods: Versand von Gefahrgut unter strenger Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen
  • Austausch/exchange: Tausch von Paket gegen Paket oder Inhalt gegen Inhalt bei der Zustellung
  • Paketshop Zustellung /Parcelshop Delivery: Paket wird in einen der Paketshops von DPD zugestellt

Versandetikett - Logo UPS

Besonderheiten beim Versandetikett von UPS

Folgende Informationen sind auf Versandetiketten von UPS zusätzlich enthalten:

  • Sendungsteile: Aus mehren Paketen bestehende Sendungen werden hier fortlaufend durchnummeriert
  • Zahlung des Versands: Wie wird der Versand bezahlt? Hier wird “PP” (post paid) bei Vorauszahlung und “POD” (payment on delivery), wenn der Empfänger zahlt, verwendet.
  • Versandart: Welche Versandleistung von UPS wird beansprucht?

Eine grundsätzliche Unterscheidung besteht bei den Versandarten von UPS zwischen dem Standardversand “UPS Standard” und dem schnellen Expressversand Service “UPS Express”.

Erfahren Sie in unserem weiteren Artikel über UPS Express mehr darüber, welche Versandarten von UPS es gibt, die ebenso auf dem Etikett verzeichnet werden.

Versandetikett - Logo Deutsche Post

Besonderheiten der Versandetiketten der Deutschen Post bei Warenpost International

Eine Besonderheit der Versandetiketten der Deutschen Post sind die sogenannten “Harmonised Labels”. Diese standardisierten Versandetiketten sind beim internationalen Versand mit der Deutschen Post verpflichtend und sollen den gesamten Versandprozess beschleunigen sowie effizienter gestalten. 

In unserem Artikel erfahren Sie mehr über den Aufbau und die Besonderheiten der Harmonised Labels.

Wie erstelle ich ein Versandetikett?

Versandetikett - frisch aus dem Drucker

Versandetiketten werden meist während der Auftragsbearbeitung erstellt. Versanddienstleister haben spezifische Anforderungen an ihre Versandetiketten. Es ist deshalb nicht möglich, eine eigene Vorlage für Ihr Versandetikett zu erstellen oder ein eigenes Versandetikett von Hand auszufüllen. Bei der Erstellung eines Versandetiketts müssen die Anforderungen des Versanddienstleisters erfüllt werden.

Es gibt zwei Möglichkeiten:

  •     Sie gehen zum Postamt und bezahlen dort für ein Versandetikett
  •     oder Sie sorgen selbst für ein passendes Versandetikett

Wenn Sie Ihre Versandetiketten beim Postamt kaufen, bezahlen Sie Portokosten für den Einzelversand, also die teuerste Preisstufe für Versandetiketten.

Selbst die Versandetiketten bereitzustellen bietet einige Vorteile: Sie können Portokosten sparen und zudem Ihre Pakete abholen lassen und die Zeit für den Gang zum Postamt sparen. Wenn Sie den Versandprozess automatisieren, reduzieren Sie die manuellen Handlungen beim Versand auf ein Minimum.

Nachfolgend stellen wir Ihnen 3 Möglichkeiten vor, wie Sie selbst passende Versandetiketten bereitstellen können.

1: Erstellen Sie Ihre Versandetiketten online

Sie können ein Versandetikett mit dem Online-Tool Ihres Versanddienstleisters erstellen. Jeder Versanddienstleister hat sein eigenes Online-Tool, mit dem Sie Versandetiketten erstellen können, die den Anforderungen des jeweiligen Versanddienstleisters entsprechen. Füllen Sie auf der Website des Versanddienstleisters die entsprechende Etikettenvorlage aus und laden Sie dann die Datei zum Ausdrucken herunter.

Dies ist jedoch nicht die schnellste Methode für die Erstellung eines Versandetiketts, denn Sie müssen für jede Bestellung die Website des Versanddienstleisters besuchen und die Versandinformationen eingeben.

2: Versandetiketten-Software verwenden

Mit dieser Option können Sie die Vorlage für die Versandetikette des betreffenden Versanddienstleisters herunterladen und das Versandetikett lokal auf Ihrem Computer ausfüllen. Auf diese Weise können Sie den Prozess besser auf Ihre Bedürfnissen abstimmen, ihn teilweise automatisieren und Sie können offline arbeiten.

3: Vollständige Automatisierung durch eine Versandplattform

Aggregieren Sie automatisch Bestellinformationen von verschiedenen Plattformen und verschiedene Versanddienstleister übergreifend und füllen Sie Formulare innerhalb einer Versandplattform schnell und effizient aus. Eine gute Versandplattform stellt eine direkte Verbindung zu Ihrem Onlineshop her, ruft die benötigten Informationen für das Versandetikett ab und hilft Ihnen, das Versandetikett automatisch in der richtigen Vorlage zu erstellen.

Bei größeren Bestellmengen spart Ihnen die Versandplattform viel Zeit und Mühe, da Sie die Versandetiketten nicht mehr manuell ausfüllen müssen.

Bitte beachten Sie bei der Wahl einer Versandplattform folgendes:

Vorlage für kostenlose Versandetiketten

Sendcloud bietet ein kostenloses  Versandetikett-Tool, mit dem Sie Versandetiketten für Ihren Onlineshop erstellen können. Geben Sie einfach die Absender- und Empfängeradresse ein, drucken Sie das Versandetikett auf A6-Format (selbstklebend) und bringen Sie es auf Ihrem Paket an.

Wann sollten Sie zur nächsten Phase übergehen?

Unabhängig von der Menge der Pakete, die Sie versenden, sollten Sie vermeiden, dass Sie Ihre Versandetiketten zum Einzelhandelspreis beim örtlichen Postamt kaufen. Das ist nicht nur teuer, sondern auch sehr zeitaufwändig. Mit den nachstehenden Methoden können Sie bei der Erstellung von Versandetiketten Zeit und Geld sparen.

Wenn Sie weniger als 10 Pakete pro Woche versenden: Erstellen Sie das Versandetikett selbst online auf der Website des betreffenden Versanddienstleisters.

Informieren Sie sich, welche Versanddienstleister die von Ihnen benötigten Dienstleistungen zu den besten Konditionen anbieten. Überlegen Sie sich auch, welche anderen Dienstleistungen für Sie von Interesse sein könnten, wie etwa das Abholen von Paketen durch den Versanddienstleister bei Ihnen vor Ort. Sollte dies nicht möglich sein, prüfen Sie, wo sich die nächstgelegene Paket-Abgabestelle befindet. Achten Sie darauf, dass Sie so wenig Zeit wie möglich aufwenden müssen, um Pakete dem Versanddienstleister zu übergeben.

Versenden Sie mehr als 10 Pakete pro Woche? Dann sollten Sie eine Versandetiketten-Software oder eine Versand-Plattform in Betracht ziehen.

Die Nutzung der Sendcloud-Versandplattform ist kostenlos. Diese ermöglicht Ihnen das Erstellen von Versandetiketten zu vorab vereinbarten Tarifen. Integrieren Sie Sendcloud einfach und schnell in Ihren Onlineshop und wählen Sie verschiedene Optionen für Versanddienstleister, damit Ihre Kunden die gewünschte Versanddienstleistung auswählen können. Weiter erhalten Sie Zugang zu den Tracking-E-Mails von Sendcloud und zu einem personalisierten Retourenportal.

Während Ihr Onlineshop wächst, hält Sendcloud stets ein passendes Dienstleistungspaket für Sie bereit. Ganz gleich, ob Sie nur 1 Paket pro Woche oder über 10.000 versenden – mit der Automatisierung Ihres Versands sparen Sie Zeit und vereinfachen den Prozess.

Was gibt es beim Drucken von Versandetiketten zu beachten?

Beim Drucken von Versandetiketten ergeben sich zweierlei Fragen:

  • Welchen Etikettendrucker möchte ich für meine Versandetiketten benutzen?
  • Wie erfolgt das Drucken von Versandetiketten?

Lassen Sie uns Ihnen helfen, diese beiden Fragen für Sie zu klären. Wir haben für Sie bereits einen Artikel vorbereitet, der Sie bei der Wahl des richtigen Etikettendruckers unterstützt:

Den idealen Etikettendrucker finden!

Auch das Drucken von Versandetiketten ist mit der Versand-Plattform Sendcloud kein Problem: Bei Sendcloud drucken Sie Versandetiketten mit nur einem Klick!

Etiketten drucken - so geht's!

Wo bringe ich die Versandetiketten auf dem Paket an?

Ein Versandetikett wird normalerweise auf der größten Seite des Pakets angebracht, idealerweise auf der Oberseite. Dies ist besonders wichtig, wenn sich ein „This Way Up“-Aufkleber auf dem Paket befindet. Das Versandetikett sollte die richtige Größe haben, damit es vollständig auf die Seite des Pakets passt, auf der es angebracht wird. Falten Sie Versandetiketten auf keinen Fall über die Kanten des Pakets, damit keine wichtigen Informationen übersehen werden oder nicht gescannt werden können!

Achten Sie darauf, dass die Etiketten gut befestigt sind und dass keine Ecken nach oben ragen und keine Unebenheiten vorhanden sind, die das Etikett beschädigen oder unleserlich machen könnten.

In bestimmten Fällen kann es sinnvoll sein, das Versandetikett für einen besseren Schutz zusätzlich mit transparentem Klebeband abzudecken. Sie können auch Sichttaschen aus Kunststoff verwenden und diese am Paket befestigen. Dann ist das Versandetikett besonders gut vor Beschädigung, insbesondere durch Nässe, geschützt. Diese Methode wird häufig für den internationalen Versand verwendet, wenn Zolldokumenten wie beispielsweise die Zollinhaltserklärung beigefügt werden. Wie auch immer Sie Ihr Paket versenden, achten Sie bitte immer darauf, dass Ihr Versandetikett korrekt und gut lesbar ist, sowohl für Menschen als auch für Barcode-Scanner.

Versandetikett - Was noch beachten?

Zusätzliche Informationen für Ihre Versandetiketten 

Zusätzliche Informationen auf Ihren Versandetiketten können viele Verwendungszwecke haben, sie werden aber manchmal von Versanddienstleistern eingeschränkt oder sogar verboten. Bitte informieren Sie sich über die diesbezüglichen Vorgaben Ihres Versanddienstleisters, bevor Sie Ihr Versandetikett mit zusätzlichen Informationen versehen. Zusätzliche Informationen auf dem Versandetikett können den Versanddienstleister über besondere Anforderungen oder bestimmte Aspekte zum Paketinhalt informieren. Sie tragen auch dazu bei, dass die Waren in einwandfreiem Zustand ankommen. Damit erhöhen Sie nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern vermeiden auch schlechte Bewertungen oder zusätzliche Kosten für Ersatzprodukte und eine erneute Lieferung.

Nachstehend einige Beispiele für Zusatzinformationen, mit denen Sie Ihr Versandetikett versehen können

Manchmal müssen Sie den Inhalt des Pakets deklarieren, insbesondere beim internationalen Versand.

Haben Sie Fragen zum internationalen Versand? Auf unserem Sendcloud-Blog posten wir regelmäßig ausführliche Anleitungen zum internationalen Versand und alles, was Sie darüber wissen sollten..

Sie können auf Ihrem Versandetikett auch angeben, ob der Inhalt des Pakets zerbrechlich, verderblich, ätzend oder entflammbar usw. ist. Falls erforderlich, können Sie Ihr Paket mit dem Etikett „This Way Up“ versehen. So stellen Sie sicher, dass es korrekt transportiert wird.

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