Prozessautomatisierung ist in der Wirtschaft schon lange ein bewährtes Mittel, um Effizienz und Effektivität zu steigern. Gerade im E-Commerce gibt es durch die vielen kleinteiligen Arbeitsschritte einen großen Handlungsrahmen für potenzielle Verbesserungen, durch die sich Prozesse automatisieren, erleichtern und letztlich auch schneller umsetzen lassen.
Das Potenzial zur Prozessautomatisierung reicht hier von Versand und Retouren bis hin zu Bereichen wie der Buchhaltung und vielen weiteren komplexen Aufgaben.
Doch was genau ist Prozessautomatisierung und wie kann aus diesem abstrakten Begriff eine angewandte Methode mit Zielen, Abläufen und Nutzen werden? In diesem Artikel zeigen dir, wie dein Onlineshop von automatisierten Prozessen profitieren kann und wie sich diese mithilfe von Tools wie Sendcloud undAgicap oder der Shopsoftware Shopware umsetzen lassen.
Prozessautomatisierung besteht aus den beiden Begriffen Prozess und Automatisierung. Ein Prozess lässt sich als eine immer gleich ablaufende Reihe von Arbeitsschritten begreifen. Dieser Ablauf folgt bestimmten Regeln, die sich immer wieder auf verschiedene Szenarien anwenden lassen.
Hier greift die Automatisierung ein: Anstatt einzelne Schritte und die Anwendung der Regeln durch eine oder mehrere Personen ausführen zu lassen, gibt es verschiedene Tools, die den Bedienenden dabei helfen können, den Prozess schneller, effizienter und weniger fehleranfällig zu gestalten.
Zudem entstehen so zumeist Daten, die dir dabei helfen, mehr Transparenz zu schaffen und eine tiefergehende Analyse ermöglichen. Prozessautomatisierung ersetzt damit Menschen in der Regel nicht, aber sie hilft ihnen dabei, besser und effizienter zu arbeiten.
Automatisierung kann über verschiedene Mittel implementiert werden, oft sind es digitale Tools, die dabei helfen, bestimmte Prozesse zu automatisieren. Das können Software, Algorithmen, Bots und andere Anwendungen sein. In Kombination mit KI (künstlicher Intelligenz) oder „Machine Learning“ entstehen so intelligente Abläufe, die dir dabei helfen, deinen Kunden eine bessere Customer Journey zu ermöglichen.
Damit kann sie dir beispielsweise bei allen anfallenden Aufgaben deiner Versandabwicklung helfen oder deinen Cashflow auf ein neues Level heben, sodass fehlerhafte Prozesse so gut wie ausgeschlossen sind.
Anders gesagt: Prozessautomatisierung hilft dir dabei, Zeit zu sparen, Ressourcen zu schonen und ebenso Fehlerquellen zu vermeiden.
Verschiedene Formen der Prozessautomatisierung
Bei der Prozessautomatisierung kannst du verschiedene Formen unterscheiden. Ihnen allen ist an dieser Stelle gemein, dass sie sich digitaler Technologien bedienen und mit Daten arbeiten.
Überhaupt sind Daten ein wichtiger Faktor bei der Einschätzung zur Prozessautomatisierung. Es macht schließlich einen großen Unterschied, ob du deine Buchhaltung komplett per Excel erledigen musst und dich bei zwei verschiedenen Konten anmeldest, oder ob deine Buchhaltung durch ein Tool mit Schnittstellen alle für dich relevanten Daten von selbst ziehen kann.
Die folgende Unterscheidung hilft dir auch dabei, die verschiedenen Tools besser einordnen zu können und zu überprüfen, welche für dich sinnvoll sind. Durch diese Einschätzung kannst du die Prozesse hinter den Prozessen verstehen und eine informierte Entscheidung treffen.
Es gibt folgende Arten der Prozessautomatisierung im E-Commerce voneinander zu unterscheiden:
Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)
Digitale Prozessautomatisierung (DPA)
Business-Prozessautomatisierung (BPA)
Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)
Bei der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) geht es nicht um Roboterarme, die in Prozesse eingreifen, sondern auch um sogenannte Bots und andere Software-Helfer, die digital und programmiert Teile deiner Prozesse übernehmen.
Ein Beispiel dafür ist die Korrektur oder die Überprüfung von Adresseingaben in einem Shop oder die Überprüfung der individuellen Zahlungsfähigkeit. Robotergestützte Prozessautomatisierung zeichnet sich dadurch aus, dass die Prozesse teilweise die menschliche Interaktion mit Software oder anderen Tools nachahmen und so mit der Schnittstelle interagieren.
RPA kann entweder vollautomatisiert ablaufen, das heißt ohne menschliches Zutun, oder sie kann partiell automatisiert sein und einen Menschen bei der Arbeit unterstützen.
Digitale Prozessautomatisierung (DPA)
Die digitale Prozessautomatisierung (DPA) beschreibt zunächst die Digitalisierung von bestehenden Geschäftsprozessen. Durch die Digitalisierung wird es für verschiedene Stakeholder möglich, auf die gleichen Daten zuzugreifen.
Bei der DPA spielt der menschliche Faktor weiterhin eine große Rolle, denn es geht hierbei um die Optimierung von Prozessen und um eine effiziente Nutzung von Schnittstellen und Daten.
Dabei geht es weniger um den Austausch menschlicher Arbeitskräften oder die vollautomatisierte Ausführung von Prozessen wie bei der robotergestützten Prozessautomatisierung. Dennoch können sowohl RPA und DPA in der gleichen Umgebung stattfinden und ergänzen sich dabei oft.
Business-Prozessautomatisierung (BPA)
Die Business-Prozessautomatisierung (BPA) ergänzt unseren Katalog der Formen von Prozessautomatisierung. Damit sind alle Formen der Prozessautomatisierung gemeint, die mittels Technologie komplexe Geschäftsprozesse oder Workflows automatisieren.
BPA bezieht sich also auf das gesamte Business und alle Formen der Automatisierung, die in bestehende Workflows eingreifen. BPA funktioniert als Korrektiv, bei dem weniger flüssige Prozesse durch Automatisierung optimiert werden sollen. BPA, DPA und RPA ergänzen sich folglich oftmals.
Im Unterschied zur RPA, die Workflows von Menschen hin zu eigenständigen roboterbasierten Systemen umlagert oder der DPA, bei der bestehende Prozess digital aufgesetzt werden, greift die BPA tiefer in die Prozesse ein und hinterfragt sie auf ihre Effizienz.
Welche Vorteile bietet Prozessautomatisierung?
Vorteile, die die Prozessautomatisierung bietet, sind:
Fehler werden vermieden, denn der Prozess läuft automatisiert ab.
Verbessertes Kundenerlebnis
Durch die Prozessautomatisierung werden die Daten, mit denen du arbeitest, verbessert. Von korrekten Adressen bis hin zu zuverlässigen Cashflows.
Automatisierte Prozesse müssen nicht mehr händisch erledigt werden, das spart auf Dauer viel Zeit.
Auch wenn einige Tools zur Prozessautomatisierung kostenpflichtig sind, so sparst du auf lange Sicht durch die eingesparte Zeit auch Geld.
Die intellektuellen Ressourcen, die so frei werden, können du und deine Mitarbeitenden für andere Aufgaben nutzen.
Die Zukunft liegt in immer besser verzahnten digitalen Anwendungen und wer bereits heute darauf setzt, Prozesse zu automatisieren, dem wird der Anschluss an zukünftige Technologien leichter fallen.
Welche Möglichkeiten und Tools zur Prozessautomatisierung gibt es?
Gerade im Onlinehandel lassen sich verschiedene Bereiche automatisieren. Alle Schritte, die händisch an einem Computer oder durch ein System ausgeführt werden und sich wiederholen lassen, bergen das Potenzial zur Prozessautomatisierung. Wir wollen uns im Folgenden nun anhand der Prozesse Versand und Buchhaltung mit dir anschauen, wie sich Prozessautomatisierung für deinen Shop durch die passenden Tools umsetzen lässt.
Mit einer Versandplattform arbeiten
Der Versand ist Prozess intensiv. Vieles ist Routine, Abgleichung und Wiederholung. Zugleich wollen Kunden mittlerweile mehr als einfach nur Standardversand. Die Integration der passenden Versanddienstleister und Versandmethoden erhöht dabei die Wahrscheinlichkeit, dass die Kundschaft sich überzeugen lässt und wiederkommt. Hier kann vor allem digitale Prozessautomatisierung den Mitarbeitenden deines Unternehmens, die die Pakete verpacken und für den Versand vorbereiten, unter die Arme greifen.
Die passende Versandplattform bietet dir an dieser Stelle intuitive Hilfestellungen und nimmt dir dank Prozessautomatisierung viele Arbeitsschrittschritte ab, reduziert Fehlerquellen und macht den Versand für dich und deine Kundschaft einfacher.
Liquiditätsmanagement automatisieren
Im Liquiditätsmanagement geht es um sensible Finanzdaten, die aus verschiedenen Geschäftskonten des Unternehmens konsolidiert werden müssen. Die Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben ist zudem mühsam und kleinteilig, wenn eine einzige Person sie erledigen muss..
Auch hier gibt es intelligente Prozessautomatisierung, die dabei hilft, diese Schritte zu automatisieren. Dabei kann künstliche Intelligenz helfen, dank RPA Zahlungen zuordnen oder auch auf DPA zurückgreifen, die aus der händischen Übertragung von Daten eine automatisierte Plattform schafft.
Das richtige Tool für Liquiditätsmanagement bietet dir also Hilfestellung an Stellschrauben, die sensible Daten bündeln und macht es dank solider und schneller Datenabfrage einfacher, informierte Entscheidungen über die aktuelle Liquidität zu treffen.
Herausforderungen bei der Prozessautomatisierung
Die zielgerichtete Prozessautomatisierung setzt voraus, dass du die Prozesse kennst, die du angehen willst. Hier kann es hilfreich sein, bei Bedarf mit den zuständigen Mitarbeitenden in Kontakt zu treten oder noch mal selbst zu schauen, welche Prozesse du angehen musst und willst.
Manchmal gibt es auch Tools, die mehr können, als du ursprünglich dachtest und die dir Prozesse abnehmen, die du vorher nur für händisch durchführbar gehalten hast. Wenn du die Prozesse und die Tools kennst, kannst du beides zusammenführen.
Die nächste Herausforderung liegt in der Implementierung der Prozesse: Dazu musst du das Tool kennenlernen und die entsprechenden Mitarbeitenden schulen. Damit ein Prozess wirklich auch optimal in die Prozessautomatisierung übergeht, kann es eine Übergangszeit brauchen. Ein gutes Tool erleichtert dir diesen Prozess mit einer entsprechenden Dokumentation und dem passenden Kundenservice.
Im Folgenden wollen wir dir nun Software für die Prozessautomatisierung vorstellen, die dir dabei hilft, dein Business auf das nächste Level zu heben.
Du hast jetzt gelernt, was Prozessautomatisierung bedeutet und was sie kann. Damit kannst du dich auch gleich in die Praxis begeben, denn auch bei Prozessautomatisierung gilt der „Learning by Doing“-Ansatz.
Weiter oben haben wir bereits die Bereiche Versand und Liquidität angesprochen. Hier wollen wir dir nun zeigen, wie du mit verschiedenen Tools diese Bereiche durch intelligente Prozessautomatisierung effizienter und effektiver gestalten kannst, ohne dass dir dabei ein großer Mehraufwand entsteht.
Bei Tools gilt immer, dass du sie natürlich erst kennenlernen musst. Ein gutes Tool ist allerdings bereits so aufgebaut, dass es für dich intuitiv und verständlich zugänglich ist. Also ran an die Prozesse!
Automatisierter Versand mit Sendcloud
Im Versandprozess gibt es viele Schritte, die sich wiederholen und durch eine intelligente Prozessautomatisierung effizienter gestalten lassen. Hier setzen auch unsere Versandplattform Sendcloud an. Mit Sendcloud lässt sich Prozessautomatisierung beim Versand wie folgt umsetzen:
1. Schritt: Den Bedarf erkennen
Automatisierung schafft für jede Art von Onlineshop Optimierungspotenzial. Wenn es beispielsweise um die Erstellung intelligenter Versandregeln geht, die ebenso internationale Zollbestimmungen berücksichtigen, oder um die Verwaltung komplexer Versandabläufe selbst.
Eine weitere offensichtliche Hilfestellung kann aber auch beispielsweise die Möglichkeit sein, Etiketten in Serie auszudrucken. Das spart dir viel Zeit und Mühe, die du ansonsten für den individuellen Druck eines jeden einzelnen Labels aufbringen müsstest.
Bei Sendcloud kannst du eine Vielzahl von automatisierten Prozessen einstellen. Die meisten davon beziehen sich auf die DPA (Digitale Prozessautomatisierung), da sie Prozesse neu abbilden, die du sonst nur händisch erledigen würdest.
So kannst du beispielsweise durch einen optimierten Checkout viele Hindernisse abbauen und einfacher Daten erheben.
2. Schritt: Das Tool einrichten
Wenn du den Bedarf in deinem Versandprozess analysiert hast, kannst du dir die ersten Ziele stecken. Beispielsweise: Ich will durch intelligente Versandregeln meiner Kundschaft stets das für sie beste, aber zugleich für mich effizienteste Versanderlebnisbieten.
Oder: Ich will durch eine automatisierte Zuordnung bestimmte Produkte nur mit bestimmten Dienstleistern verschicken. Um diese Prozesse anzustoßen, hilft dir Sendcloud dabei durch seine einfach zu bedienende Oberfläche und die gründliche Dokumentation.
3. Schritt: Den Versandprozess automatisieren
Im nächsten Schritt kannst du das Tool in deine Prozesse integrieren und durch die Integration in deinen E-Commerce-Plattform die Vorteile von Sendcloud in vollem Umfang nutzen.
Viele der verbesserten Prozesse haben auch Vorteile für deine Kundschaft: So kann eine intelligente Prozessautomatisierung etwa darin bestehen, dass du ihr günstigere Versandmethoden anbietest. Das wiederum kann sich positiv auf deine Conversion Rate auswirken.
Liquiditätsmanagement mit Agicap
Agicap ist eine Liquiditätsplanungssoftware, die es dir ermöglicht, einen transparenten und schnellen Blick auf deine Liquidität in Echtzeit zu erhalten. Dies wird durch die sichere und fehlerfreie Synchronisierung aller deiner Bankkonten im Dashboard des Tools ermöglicht. Damit schaffst du per Knopfdruck eine globale Übersicht über alle deine Einnahmen und Ausgaben, die du nicht erst zusammensuchen und in eine Excel-Tabelle eintippen musst. Auch kategorisiert Agicap alle deine wiederkehrenden und ähnlichen Zahlungen und Einnahmen so, dass du ein schnelleres Verständnis deiner Zahlungsströme hast.
Als ein Tool, das sich über die intelligente Aufbereitung aller relevanten Finanzdaten profiliert, bietet Agicap die Integration deiner Buchhaltungs- und ERP-Tools an, aber auch den Import aus Planungstools wie Google Sheet. Das ist der beste Weg, um deinen aktuellen Kapitalbedarf zu optimieren und über die Prognosefunktion deinen zukünftigen Cashflow einzuschätzen.
Letzteren kannst du durch verschiedene Szenarien besser planen. Du simulierst die Auswirkungen von Investitionen, mehr Mitarbeitern oder saisonale Durststrecken direkt in Agicap und erlebst keine Überraschung mehr, indem du intelligent jetzt schon vorplanst.
Mit Prozessautomatisierung in die Zukunft denken
Was in Zukunft noch alles möglich sein wird? Das ist eine gute Frage, aber vielleicht denken wir nochmal kurz an die Zielsetzung von Prozessautomatisierung zurück. Prozesse zu automatisieren bedeutet, mehr Effizienz für dich und deine Kundschaft zu schaffen.
Mehr Effizienz kann sich in vielen Bereichen ausdrücken. Wird es in Zukunft Lagerroboter als Standard geben, die deine Logistik auf ein neues Level heben? Vielleicht gibt es in Zukunft aber auch intelligente Systeme, die per Webcam die Füße deiner Kundschaft vermessen und Schuhgrößen festlegen – wer weiß das schon.
Doch bereits jetzt gibt es so viele innerhalb der Prozessautomatisierung zu tun, dass manche Tools schon fast wie Zukunft klingen. Wie wir weiter oben festgestellt haben, ist robotergestützte Prozessautomatisierung nicht zwingend mit Roboterarmen verbunden, sondern kann sich auch auf Software-Snippets beziehen, das sich als Bot in dein Shopsystem einklinken und die Daten, die User generieren, sauber halten kann.
Oder schauen wir uns die digitale Prozessautomatisierung an, bei der du mit intelligenten Tools deinen Cashflow aus einem händischen Prozess in einen volldigitalisierten Prozess umbauen kannst.
Was auch immer die Zukunft bringt, sie entsteht aus den Bedürfnissen der Gegenwart und je besser du deine Prozesse kennst, desto einfacher kannst du sie automatisieren. So entsteht ein Dialog aus den Bedürfnissen des E-Commerce und den Tools, die es am Markt gibt.
Wusstest du, dass du mit Sendcloud in weniger als 5 Minuten deinen Versandprozess automatisieren kannst? Leg doch am besten gleich damit los:
