Zuschläge beim Versand und wie du sie vermeidest

Ja, Zuschläge sind echt nervig. Und wenn du im E-Commerce tätig bist, hattest du wahrscheinlich schon die ein oder andere Überraschung mit Zuschlägen beim Versand. 

Im derzeitigen instabilen Wirtschaftsklima sind diese Überraschungen besonders böse. Prognosen und Planung werden zur echten Herausforderung. Besonders fies wird es bei Treibstoffzuschlägen, die sich immer dann erhöhen, wenn die Treibstoffkosten steigen.

Wir kommen mit guten Nachrichten: Es gibt Strategien, wie Zuschläge bei Paketdiensten vermieden werden können und 5+1 davon findest du in diesem Artikel. Ob du es glaubst oder nicht, sogar Treibstoffzuschläge können mit der richtigen Taktik reduziert werden.

In diesem Artikel findest du Antworten zu folgenden Fragen:

• Was sind Zuschläge beim Versand?
• Was sind die häufigsten Zuschläge?
• Wie werden Zuschläge berechnet?
• Wie können Zuschläge vermieden werden?

Was sind Zuschläge beim Versand?

Ein Zuschlag ist eine zusätzliche Gebühr, die vom Versanddienstleister (z. B. DHL, GLS, DPD, UPS, usw.) zu den Versandkosten hinzugefügt wird. Versanddienstleister erheben Zuschläge für so gut wie allen zusätzlichen Leistungen außerhalb des Standardversands von A nach B. 

Im Allgemeinen kompensieren Zuschläge Ausgaben für zusätzliche Bearbeitung, ungewöhnliche Lieferungen oder andere Kosten, die beim Versand entstehen. Häufig kommt dies bei Produkten mit außergewöhnlichen Anforderungen oder Umständen vor. 

Zusätzlich berechnen viele Versanddienstleister sehr häufig Zuschläge bei schwankenden Treibstoffpreisen.

In diesen Branchen gibt es die meisten Zuschläge

Wir haben Daten von 23.000+ Onlineshops, die mit Sendcloud versenden, analysiert. Die meisten Zuschläge fallen in den folgenden E-Commerce-Branchen an:

• Bekleidung & Mode 
• Heim, Garten & DIY an. 
• Essen & Trinken

Die häufigsten Zuschläge

Welche Zuschläge für dich relevant sind, hängt in der Regel von deinen Produkten und deinem Unternehmensmodell ab. 

Treibstoffzuschläge und Saisonzuschläge werden jedoch unabhängig und zusätzlich zu den regulären Zuschlägen berechnet. 

Basierend auf 700.000 von uns analysierten Lieferungen mit Zuschlägen, sind dies die häufigsten Zuschläge: Treibstoffzuschläge, Saisonzuschläge, Zuschläge für Privatzustellung, nicht-bandfähige Pakete, unlesbare Adressen, oder falsche Gewichtsklassen.

Treibstoffzuschläge

Der Treibstoffzuschläge, auch bekannt als Fuel Surcharges, sind zusätzliche Gebühren für ein Paket, die sich nach den aktuellen Treibstoffpreisen richten. Diese werden zusätzlich zu den Versandkosten auf Basis eines bestimmten Prozentsatzes in Rechnung gestellt. Der Prozentsatz hängt von diesen Faktoren ab:

• der aktuelle Treibstoffpreis
• dem ausgewählten Paketdienst
• der Größe des Pakets
• der Entfernung zum Zielort 

Wenn der Preis für Treibstoff steigt, erhöhen auch die Versandunternehmen ihre Zuschläge, um die zusätzlichen Kosten zu decken. Es ist üblich, dass die Höhe des Zuschlags monatlich an den aktuellen Preis für Treibstoff angepasst wird, es kann jedoch auch häufiger vorkommen. Die aktuellen Treibstoffzuschläge kannst du bei den jeweiligen Versanddienstleistern einsehen.

Zuschläge aufgrund von Verpackung

Zuschläge aufgrund falscher Verpackung können anfallen, wenn das Paket nicht den Anforderungen des Versanddienstleisters entspricht. Die häufigsten Gründe für Zuschläge aufgrund von Verpackung:

• Größe: Das Paket überschreitet die Mindest- oder Höchstmaße.
• Gewicht: Das Paket ist zu leicht oder zu schwer.
• Form: Das Paket kann nicht automatisch auf den Förderbändern verarbeitet werden (z. B. Röhren, L-förmige oder zusammengeklebte Kartons). Dies wird auch als NC (non-conveyable)-Zuschläge bezeichnet.  
• Besondere Handhabung: Das Paket ist mit einem Aufkleber „zerbrechlich“ versehen.
• Lesbarkeit: Das Etikett kann nicht gelesen werden oder muss aufgrund falscher Adressangaben neu beschriftet werden. 

Zuschläge aufgrund des Bestimmungsortes

Zuschläge aufgrund des Bestimmungsortes können anfallen, wenn ein Paket an ein Ziel verschickt wird, das besondere Anforderungen erfordert oder mit höheren Kosten verbunden ist. Die häufigsten Gründe für Zuschläge aufgrund des Bestimmungsortes:

• Außengebiete: Die Zustelladresse befindet sich in einer nicht bewohnten, ländlichen oder abgelegenen Gegend. Dazu können auch Inseln zählen. 
• Privatzustellung: Das Paket wird an eine private Adresse, die keine Geschäftsadresse ist, zugestellt. Manche Versanddienstleister erheben hierfür eine Gebühr.
• Adresskorrektur: Das Etikett muss aufgrund falscher Adressangaben neu beschriftet werden.
• Zollabfertigung: Das Paket wird über eine Landesgrenze verschickt und hat besondere Anforderungen im Zoll, z. B. fehlende Dokumente, Lagerkosten oder Maut. 

Zuschläge aufgrund eines bestimmten Zeitpunktes

Zuschläge können auch anfallen, um die bestmögliche Abwicklung außerhalb der regulären Betriebszeit bzw. während der Stoßzeiten zu gewährleisten. Diese zeitgebundenen Zuschläge gibt es:

• Saisonzuschläge: Das Paket wird in der Hochsaison wie Weihnachten oder Black Friday versendet. Hier erheben einige Versandunternehmen Zuschläge, die in manchen Fällen an bestimmte Richtlinien wie die Paketgröße gekoppelt sind. 
• Samstagszustellung: Das Paket soll am Samstag zugestellt werden. 

Weitere Zuschläge

Weil dies noch nicht genug Zuschläge sind, fallen auch häufig Gebühren bei diesen zusätzlichen Leistungen an:

• Gefahrgut oder verbotene Gegenstände: Das Paket enthält gefährliche Güter oder verbotene Gegenstände, die zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen oder Zertifizierungen benötigen. 
• Retoure an den Absender: Das Paket muss aufgrund von falschen Adressen oder Ablehnung an den Absender zurückgeschickt werden.

Berechnung von Zuschlägen

Wir haben 700.000 Lieferungen mit Zuschlägen analysiert und herausgefunden, dass die Zuschläge pro Sendung durchschnittlich 1,10 € betragen. Das ist kein kleiner Wert, wenn du im Monat über tausend Pakete versendest. 

Wann werden Zuschläge berechnet?

Die meisten Zuschläge werden vom Versanddienstleister erst nach der Bearbeitung eines Pakets berechnet.

Das liegt daran, dass erst wenn ein Paket im Sortierzentrum eintrifft, kann es gemessen und eine Entscheidung darüber getroffen werden, ob es automatisch über das Band verarbeitet werden kann oder nicht.

Als Ergebnis sind die meisten Zuschläge daher nicht bei der Bezahlung deines Etiketts, sondern erst bei der Rechnung im Nachhinein sichtbar. In einigen Fällen können Zuschläge Wochen oder Monate nach dem Versand des ursprünglichen Pakets erscheinen. Diese bösen Überraschungen kannst du mit der richtigen Vorbereitung und Planung vermeiden.

Wie werden Zuschläge bei den Paketdiensten berechnet?

Einen Überblick im Zuschlag-Dschungel zu bekommen, ist schwierig, denn jeder Paketdienst hat seine eigenen Regeln und Gebühren. Daher lohnt es sich, vorab genau zu prüfen, welche Zuschläge für deine Produkte und Versandmethoden relevant sind.

Nutze unsere Übersicht der Versandbedingungen der beliebtesten Versanddienstleister oder schaue dir in unserem Helpcenter direkt die Zuschläge oder Bedingungen deiner verwendeten Paketdienste an:

• DHL Versandbedingungen und DHL Zuschläge
• DPD Versandbedingungen und DPD Zuschläge
• UPS Versandbedingungen und UPS Zuschläge
• Die Deutsche Post Versandbedingungen
• Hermes Versandbedingungen
• Fedex Versandbedingungen

Wir möchten die Zuschläge für Onlineshops, die Sendcloud nutzen, so transparent wie möglich machen. Erfahre hier, wie du die Zuschläge der Versanddienstleister in deiner Sendcloud-Rechnung einsehen kannst.

5 + 1 Strategien, um Zuschläge zu vermeiden

1. Kenne deine Produkte und deren Anforderungen

Gewicht und Größe

Dass dein Paket das richtige Gewicht und die korrekte Größe hat, ist hier die einfachste Lösung – jedoch nicht das einzige, was du tun kannst! 

Die Vorgaben können je nach Versanddienstleister variieren, z. B. kann ein kleines Paket bei DPD bis zu 3 kg wiegen, bei DHL jedoch nur 2 kg. Prüfe daher die genauen Vorgaben der Versanddienstleister und finde heraus, welcher Paketdienst für die Anforderungen deiner Produkte am geeignetsten ist. 

Daneben ist es auch wichtig, die Maße zu Volumengewicht und Gurtmaß im Blick zu haben, denn besonders hier können Zuschläge lauern.

Form

Das Paket muss auf das Verarbeitungsband im Sortierzentrum passen. Wenn das nicht der Fall ist, werden sogenannte NC (non-conveyable)-Zuschläge erhoben. 

Überlege dir daher: Muss das Plakat wirklich als Rolle verschickt werden? Falls nicht, optimiere die Verpackung deiner Produkte, damit der Karton perfekt in die Standardgrößen passt und problemlos über das Verarbeitungsband laufen kann. 

Internationaler Versand

Je nachdem, welche Produkte du wohin verschickst, können beim internationalen Versand außerdem zusätzliche Dokumente benötigt sein. 

Lege deiner Lieferung die vollständigen und korrekt ausgefüllten Dokumente wie Handelsrechnung, Zollinhaltserklärung und Ursprungszeugnis bei. So vermeidest du Wartezeiten und Bearbeitungskosten im Zoll. 

2. Adressiere und platziere dein Etikett richtig

Ziemlich offensichtlich, aber hier nochmal eine Erinnerung: Die Adresse auf dem Etikett muss leserlich sein. Falls die Druckqualität deines Etikettendrucker nicht optimal ist, solltest du die Einstellungen überprüfen. 

Das Etikett muss zudem waagerecht auf die längsten Seite des Pakets zu kleben, damit der Barcode von den automatischen Scannern richtig erfasst werden kann.

Aktiviere Adressvalidierung

Bestimmte Pflichtfelder in deinem Checkout-Prozess stellen sicher, dass keine wichtigen Adressinformationen fehlen.

Um zu überprüfen, ob die von der Kundschaft angegebenen Adressen korrekt sind, kannst du zusätzlich eine Adressvalidierung verwenden. Versandsoftwares wie Sendcloud haben dies in die Bestellübersicht integriert und warnen dich, wenn z. B. eine Postleitzahl fehlt. 

3. Wähle die richtigen Versanddienstleister und -methoden

Eine gute Möglichkeit, Zuschläge zu vermeiden, ist die Wahl des richtigen Versanddienstleisters und der richtigen Versandmethode.

Falsche Versandarten können zu Zuschlägen führen, z. B. wenn du DPD KP (Kleinpaket) statt DPD Classic wählst oder ein Paket mit UPS an eine Privatadresse lieferst. Achte auch auf den Versand von Postsendungen – Paketdienste haben spezielle Methoden für kleine Pakete, z. B. DHL Warenpost.

Multi-Carrier-Versand

Eine Multi-Carrier-Strategie ermöglicht es, den richtigen Paketdienst und die richtige Versandoption für jedes Paket zu finden. Du kannst so von den Stärken verschiedener Versanddienstleister profitieren und Geld sparen.

„Besonders bei einem diversen Produktsortiment lohnt es sich, alle Optionen von der Spedition bis zum Brief offen zu halten und Rosinen zu picken. Mit einer Multi-Carrier-Strategie kannst du die beste Kombination aus Preis und Qualität wählen.“ – Kevin Spindler, Versandexperte für Enterprises

Treibstoffzuschläge

Sogar die unvermeidlichen Treibstoffzuschläge kannst du mit der richtigen Strategie reduzieren. Vergleiche dazu die Treibstoffzuschläge der Versanddienstleister, um die günstigsten Tarife zu erhalten.

Eine besonders planbare Strategie ist, auf Paketdienste umzusteigen, die Transportmittel auf der letzten Meile haben, die unabhängig von schwankenden Treibstoffpreisen sind. Das können z. B. Paketdienste mit Elektrofahrzeugen sein. Zwar sind die Versandpreise hier in der Regel höher, durch weniger Fluktuationen ermöglicht diese Strategie jedoch eine bessere Planung.

4. Verkürze die Versandwege

Eine weitere Möglichkeit zur Reduzierung von Treibstoffzuschlägen besteht darin, die Strecken der Pakete so kurz wie möglich zu halten. Mit den richtigen Strategien kannst diese Strecken optimieren und verkürzen.

„Verschicke von da, wo deine Kunden sind! Wenn du in München bist und regelmäßig nach Mittel- und Norddeutschland versendest, kann es sinnvoll sein, einen Standort in Mitteldeutschland zu haben.“ – Kevin Spindler, Versandexperte für Enterprises

Wenn du den Versand über mehrere Distributionszentren oder sogar Fulfilment-Center verteilst, kannst du deine Bestseller einlagern und von dort aus verschicken. So sparst du dir nicht nur Treibstoffzuschläge bei diesen Lieferungen, sondern sie kommen auch schneller bei der Kundschaft an.

Internationale Versandwege optimieren

Beim internationalen Versand können sogenannte Konsolidierer wie ‚europaket+‘ ‚Sira Logistics‘ oder ‚We Grow Webshops‘ deine Versandwege optimieren. 

Diese Dienstleister vereinfachen den grenzüberschreitenden Versand, indem sie Waren bis zur Grenze liefern und dort an lokale Versanddienstleister übergeben. Dadurch musst du zwar die Kosten für den Transport bis zur Grenze tragen, sparst jedoch die Versandkosten und Treibstoffzuschläge jedes einzelnen Pakets.

5. Verhandle deine Versandverträge

Falls du eigene Verträge mit den Versanddienstleistern hast, kannst du hier in manchen Fällen auch bei den Zuschlägen verhandeln. Dafür ist es wichtig, dass du deine Produkte und Versandgegebenheiten gut kennst und diese transparent im Gespräch teilst. 

Dann kannst du entweder die Raten der Zuschläge verringern oder gemeinsam mit dem Versanddienstleister alternative Lösungen finden, bei denen keine Zuschläge entstehen. 

Wenn du z. B. tausende Poster pro Monat in Rollen versendest, gibt dir das eine gute Verhandlungsposition, um Rabatte zu erhalten. Dem Versanddienstleister ist es in der Regel wichtiger, dass du über ihn versendest, als dass du zur Konkurrenz wechselt.

Sind deine Versandmengen zu klein für eigene Verträge, kannst du von vorbehandelten Tarifen bei Versandplattformen wie Sendcloud profitieren. Wir haben hier für einige Versanddienstleister günstige Konditionen ausgehandelt. Das bedeutet, dass wir für einige Paketdienste eine Grenze oder einen Rabatt für Treibstoffzuschläge anbieten.

5 + 1. Automatisiere mit Versandregeln

Hier noch eine extra Strategie, die viele der oben genannten Tipps noch einfacher macht!

Um deine Prozesse zu optimieren und Fehler bei der Paketdienst-Auswahl zu minimieren, kannst du diesen Vorgang mit intelligenten Versandregeln automatisieren. So kannst du in vielen Fällen Zuschläge aufgrund von zu schweren Paketen oder falschen Versandmethoden verhindern.

„Mit Versandregeln kann vorab dafür gesorgt werden, dass der richtige Artikel mit der richtigen Methode verschickt wird. Du kannst also in Ruhe planen, welche Kombination am meisten Sinn ergibt, und umgehst somit den Fehlerfaktor Mensch beim Packen.“ – Jasper Heinz, Versandexperte für Deutschland

Ein Beispiel: Die Regel mit dem Namen „Versand schwerer Waren innerhalb Deutschlands” bestimmt, dass wenn ein Paket innerhalb Deutschlands versendet wird und das Gewicht größer als 20 kg ist, soll als Versandmethode immer „UPS Standard 20-30kg“ ausgewählt werden.

Fazit

Ohne Frage, Zuschläge sind echt nervig. Zum Glück gibt es jedoch viele Strategien, um sie zu reduzieren oder teilweise sogar zu vermeiden. 

Der einfachste Weg ist, deine Produkte, Versandwege sowie deren Bedürfnisse genau zu kennen. Nur so kannst du potenzielle Zuschläge identifizieren und schließlich eliminieren. Dabei ist es besonders wichtig, Verpackung und Versandarten so zu optimieren, dass sie ohne Abweichungen den normalen Versandweg durchlaufen können. 

Nutze die genannten Strategien, um herauszufinden, welche für dein Unternehmen am besten geeignet sind. Nutze Partner und Versandsoftware, um diese Prozesse zu automatisieren, das Maximum an Ersparnissen zu erzielen und dich so auf wichtigere Dinge als Zuschläge in deinem E-Commerce-Unternehmen zu konzentrieren – nämlich das Wachstum.

Falls du als Sendcloud-User Fragen zu Zuschlägen von Versanddienstleistern hast, kannst du dazu mehr in unserem Helpcenter-Artikel über Zuschläge lesen. Erfahre hier mehr über die Berechnung der Zuschläge und was du tun kannst, wenn du vermutest, dass der Paketdienst die Zuschläge falsch berechnet hast.